Las duras semanas de confinamiento que hemos dejado atrás han servido para que en muchos hogares españoles se hayan realizado tareas que hacía años que no sucedían. Una de estas tareas ha sido, sin duda, ordenar todo tipo de espacios (trasteros, armarios, habitaciones, despachos…). Ordenar en la mayoría de las ocasiones es positivo y casi siempre necesario, porque podríamos afirmar, sin temor a equivocarnos que todos los espacios que han sido reorganizados durante la cuarentena lo hubiesen necesitado mucho tiempo atrás.
Ahora que la fase más dura de la crisis sanitaria ha terminado y nos adentramos en la llamada “nueva normalidad”, empresarios y trabajadores deberían trasladar ese ímpetu de orden adquirido durante la pandemia al trabajo; ya sea para reordenar el espacio personal de trabajo, la oficina en general, o un almacén donde se guardan materias primas o el stock.
Si bien ordenar parece sencillo, existen distintas formas para hacerlo y, por supuesto, no todas son óptimas. Para conseguir ordenar de la manera más rápida y efectiva, existen 5 pautas básicas que ayudaran a que tu orden sea la envidia de todos tus compañeros:
1º. Vaciar el espacio
Es necesario vaciar el espacio o lugar que vayas a reordenar, por tanto, el almacén que debe quedar completamente vacío o tu lugar de trabajo, no debe tener presente ninguno de tus elementos de trabajo.
Seguramente te sorprendas de la cantidad de objetos que tenías almacenados y no recordabas ni tenerlos.
2º. Limpiarlo a fondo
Debe limpiarse a fondo ese espacio que hemos vaciado, generalmente suelen ser espacios que hace tiempo que no se trabaja sobre ellos y suelen acumular suciedad.
3º. Categorizar
Consiste en actuar sobre todo el material que hemos vaciado y poner en marcha una clasificación de este, es decir, categorizar los objetos.
Por norma general los utensilios que son iguales o similares deben colocarse juntos, esto permitirá saber en todo momento cuantas existencias de cada tipo quedan y sobre eso tomar decisiones. Así, al vaciar el almacén todos los objetos iguales deben ser colocados fuera de este agrupados. Al mismo tiempo, podemos eliminar aquellos objetos que están en mal estado, se han deteriorado o roto con el transcurrir del tiempo, con el fin de trabajar siempre con elementos que tengan la calidad que queremos.
4º. Ordenar
Consiste en ordenar en el sentido propio de la palabra, para ello vamos a seguir dos máximas; la primera, es colocar los objetos de izquierda a derecha y de arriba abajo, nunca nos podemos saltar esta regla.
Por tanto, en un almacén debe comenzarse a rellenar los espacios superiores de la izquierda, completar ese espacio hasta su extremo derecho y repetir sucesivamente en los niveles inferiores. La segunda de las máxima consiste en situar aquellos utensilios que más empleamos cerca del acceso (en el caso de un almacén) o lo más cerca posible de nosotros si lo que estamos ordenando es nuestro puesto de trabajo, de esta manera, optimizaríamos todavía más nuestra reorganización Y, la segunda máxima??
5º. Etiquetar
Es conveniente etiquetar las estanterías, armarios o cajones donde hemos colocado los elementos para saber con un simple vistazo que hay en cada uno de los espacios con el objetivo de mantener el orden en el tiempo.
A continuación, en algunas ocasiones nos interesa digitalizar este etiquetado, es el caso por ejemplo de un almacén, insertando un código de barras propio. De esta manera, al acercar a la etiqueta un lector, este nos proporcionará información relativa a esa etiqueta como stock mínimo, proveedor y último pedido.
Siguiendo estos pasos, mejorarás en gran medida tu orden, siendo por tanto más eficiente en tu empresa y aumentando tu valor para la organización o de la que eres empleado.
