En la entrada de hoy, desde IMS – Ideas & Market Soutions, queremos hablaros de dos grandes inventos que están revolucionando la forma de condensar la información en nuestros despachos u oficinas. Se trata de las ya conocidas notas adhesivas o post it y las pizarras de anotaciones, elementos que gracias a su uso favorecen la lluvia de ideas necesaria para organizar nuestro día a día, o si queremos ir más allá, dar un giro a nuestra organización, llevando a cabo nuevos objetivos o mejorando la eficiencia en cada uno de los procesos
Comencemos con un gran invento llevado a cabo por el “Dr. Spencer Silver”, científico de la empresa estadounidense 3M, que creó en el año 1968 las notas adhesivas, denominadas comúnmente como post it. Estas tienen la ventaja de que el diseño es similar al de un papel en el que se puede escribir con cualquier tipo de bolígrafo o lápiz, pero, además, se componen de una tira de pegamento en la parte posterior para que así se puedan volver a adherir temporalmente a otras superficies como documentos o mesas de oficina.
A su vez, se han convertido en la actualidad en un artículo indispensable para cualquier oficina o centro de estudio y, de la misma forma, han llegado al mundo tecnológico actual, ya que, intentando replicar su utilidad en el mundo tangible, se han puesto de moda a través de diferentes aplicaciones móviles con el mismo nombre: “Notas”.
Por otra parte, como dato curioso, cabe destacar que el color amarillo de las notas originales fue elegido por accidente, ya que el laboratorio contiguo al equipo Post-It solo disponía de papel de desecho amarillo para usar. De esta forma, aunque la patente que inicialmente poseía la empresa 3M expiró en 1997, “Post it” y el color amarillo siguen siendo marcas comerciales registradas de la empresa; además, ¿quién no ha utilizado alguna vez una de estas notas adhesivas de tan llamativo color como recordatorio de una cita o tarea?
A la hora de cumplir con nuestros objetivos laborales, la organización es un factor clave para alcanzar nuestra mayor productividad, ya que todos los trabajadores disponemos de la misma cantidad de tiempo, pero de nuestros niveles de productividad dependerá exprimir al máximo nuestras jornadas y dar la mejor versión de nosotros mismos.
Un aliado en cualquier oficina del mundo para cumplir los tiempos en los que debemos dar nuestro máximo rendimiento es la utilización de post it, utilizándose para casi cualquier propósito que tengamos dentro de la organización.
Por ello, a continuación, presentamos una serie de ventajas derivadas de la utilización de los mismos:
- Es una forma muy rápida de destacar la información necesaria para conocer inmediatamente y conseguir una reacción inmediata.
- Si no tienes un orden o un ERP instalado en la empresa, ordena las tareas, ayudándonos a ser realmente productivos. De esta forma podemos ordenar las tareas a realizar por orden de importancia, es decir, diferencia las urgencias que se deben realizar el mismo día de las que no requieren realizarse en la fecha actual.
- Crear y mantener una motivación, colocándolos estratégicamente en los lugares que frecuentes con más asiduidad, como por ejemplo tu escritorio de trabajo.
- Permite anotar ideas que te han surgido y que quieres retomar, o palabras de inspiración sobre las que quieras reflexionar a posteriori.
- Son versátiles a la hora de llevar a cabo una lluvia de ideas.
- El tamaño de las notas obliga a ser precisos. De esta forma, este será un ejercicio de esquematización y comprensión, ya que irá reduciendo gradualmente su idea hasta llegar a su esencia.
Por otra parte, el origen de la pizarra que utiliza tiza es mucho más antiguo, ya que data del año 1800, aunque en los últimos años se han puesto de moda pizarras que pueden utilizar marcadores. Estas pueden ser de cristal, adhesivas, blancas e incluso se han creado pinturas especiales para utilizar en cualquier pared, de forma que esta se utilice como pizarra; y, aunque su invención se produce en la década de 1950, su popularidad comenzó a desarrollarse en la década de 1980.
Si analizamos los beneficios que nos reportan podemos simplificarlo en los siguientes:
- Las pizarras permiten optimizar la eficiencia de los empleados al realizar sus tareas
- A la hora de realizar cualquier exposición, es un elemento que resulta muy útil, ya que, al poder plasmar toda la información de forma visual, permite una mejor comunicación con los interlocutores y que los contenidos transmitidos se puedan comprender en mayor medida.
- Se utilizan para apuntar las ideas o tareas que tienen que llevarse a cabo con una mayor urgencia, o también para trazar un planning o tomar notas acerca de algún dato que tenga relevancia. Así pues, las pizarras nos ofrecen un medio perfecto para ofrecer toda la información necesaria acerca de las actividades o tareas que queramos llevar a cabo.
- Son sumamente prácticas a la hora de organizar diversos elementos, ya que ofrecen la posibilidad de resumir los aspectos más importantes de cualquier reunión, mediante gráficas o dibujos, u organizar el día a día o tratar de solventar algún problema que se haya producido.
- Al haber apuntado todas tus ideas en una pizarra, te permite liberar tu mente y concentrarte en lo realmente importante que tienes que realizar.
- Otro de los beneficios de la utilización de pizarras es que promueve el intercambio de ideas, estimulando así la comunicación entre los distintos empleados, potenciando así la creatividad de nuestro equipo.
- Potencia e incentiva la comunicación entre los diferentes miembros de la organización.
Por lo tanto, como hemos podido ver, estos elementos son la base de cualquier oficina, ya que mejoran la productividad de los empleados, su organización y sobre todo potencia la creatividad del equipo.
Y vosotros, ¿ya habéis incorporado estos elementos a vuestro día a día? Desde IMS – Ideas & Market Solutions os animamos a que trabajéis con ellos y ver realmente los beneficios que pueden reportaros la utilización de estos, y, por otra parte, dejamos a vuestra imaginación el resto de usos que le queráis dar a estas notas adhesivas.
Equipo IMS
Muchas gracias
